1996年12月5日
仅从最近全国各地报纸的头条就可以看出，获取长期保密的信息是多么重要。机密文件让大屠杀受害者对瑞士银行机构发起攻击，让历史学家重新评估二战初期谁知道什么，并进一步揭示了肯尼迪总统在古巴导弹危机期间的行动。然而，仍然有太多的文件是保密的。过期后仍被列为机密的文件对我们的民主制度来说是一个巨大的负担。
在国家档案和记录管理局，我们的使命是随时提供必要的证据，这些证据记录了美国公民的权利、联邦官员的行动和全国的经验。美国新闻署的使命也没有什么不同;它只是针对不同的受众。与NARA一样，USIA随时提供新兴民主国家和封闭社会建设公民和自由社会所需的基本证据。没有公开和可查阅的记录，我们两人都无法完成任务。长期被隐瞒和不当保密的记录对我们的任务和政府构成了威胁。
我们的民主是建立在这样一个前提上的:一个知情的公众对政府的正常运作是必要的。如果公民无法了解政府正在做什么，他们就无法就代表他们的人民以及政府应该采取的方向做出适当的决定。信息的缺乏会导致公民不信任他们的政府。人们认为政府没有发布，是因为它隐藏了一些东西——无能、腐败、丑闻或更糟糕的东西。如果被统治者对政府没有基本的信任，民主就无法运作。
我们过去未能处理日益积压的安全机密信息，导致了目前敌视政府的气氛。我们执行12958号行政命令的步骤可以帮助恢复曾经理所当然的信任。
现在，让我在这一点上说，虽然作为美国的档案管理员，我将支持公开和可查阅的档案，但我并不是不分青红皂白地这样做。我知道我们的政府对高度敏感的国家安全文件有保密权。我认真履行保护机密信息的责任。但我们也不能用过时的保密政策作为向美国公众隐瞒信息、损害公众对政府信任的借口。在处理国家安全信息时，我们必须负责任，积极主动。
长久以来，除情报机构的历史学家外，解密一直是一个低优先级的问题。这既耗时又昂贵，而且似乎对机构的使命没有帮助。结果，我们积累了大量的机密信息。根据《信息自由法》(Freedom Information Act)，那些想要获取信息的人会根据这些积压信息提出请求。这些要求转移了正在进行的少量有系统的解密工作的资源，并导致积压进一步增加。
自从12958号行政命令生效以来，我怀着极大的兴趣和一些担忧关注着我们联邦政府如何执行该命令的解密条款。我想我们都已经意识到，旧档案的解密问题不是一个机构可以解决的问题——国家档案和记录管理局——或者由每个独立的机构来处理。这是一个只有我们大家共同努力才能解决的问题，找到使我们的努力相互补充的方法，制定标准程序，寻找新的方法或自动化工具，使我们的工作更有效率。最重要的是机构间的频繁沟通——通过这样的论坛和其他不太正式的渠道——分享最有效的程序和工具。
实际上，在很大程度上，第一年的业绩是好的。大多数机构已经实施了解密计划，并正在作出诚实的努力，以达到行政命令中规定的保密目标。你正在向用户社区咨询解密优先级的建议。你也在配合我们审查我们拘留期间的记录。
然而，仍有几个困难问题有待解决，包括机构间转诊程序。但是，如果我们继续分享我们的进展和想法，我们将开始解决这些突出的问题，并发展一个更有效的整体解密过程。
我在外部推荐工作组中看到的机构间合作水平给我留下了特别深刻的印象。这个组织非常有效，不仅提供了一个讨论共同问题的论坛，而且实际上还开展了合作，开始对总统图书馆的高级材料进行解密审查。他们的远程档案捕获项目是一个很好的例子，说明了我们如何通过合作，创造出一种更有效、更高效的方法来解决远程解密的问题。
让我解释一下。总统图书馆的资料呈现出一个独特的解密问题，因为它们高度敏感，通常包含多个机构的权益，需要多次审查。通过远程捕获项目，这些文件被扫描并送到华盛顿的一个专家评审团，而不是每个机构分别派出评审团到每个图书馆。对图书馆来说，这意味着更快地解密——图书馆不必等待不同的团队进行多次审查。这意味着对文件的处理更少。它还可能导致更多信息的解密。由多面手评审员保留的文档可能由具有专业程序知识的评审员发布，而这些评审员在图书馆无法进行现场评审。
约翰逊和肯尼迪图书馆的远程捕捉试验项目的结果很有希望。这似乎是一种可行的方法来解密总统图书馆的文件。我非常感谢迄今为止参与这个项目的所有机构所做的努力，并敦促你们中任何有兴趣的人参加。只有各机构继续以人员或其他资源支持该项目，该项目才会成功。
自动化可能会对我们的解密问题进行额外承诺。我们不能继续以老式的方式解散 - Vath A by-Page综述 - 并希望消除积压。我们永远不会有足够的人员。自动化工作组正在寻找方法，使过程更加有效的政府。我鼓励一些旨在分享其自动化方法并合作开发新申请的各个机构。而且我希望自动化工作组的工作开门，以便在这方面进行进一步的合作。
愉快地，合作一直是去年这一突出的。您的帮助对于NARA至NARA至关重要，因为我们没有资源在未经您的帮助下审核我们的整个分类积压。在某些情况下，我们仍然没有我们需要审查我们的记录所需的解密指导。我们首要地确定了这些记录，可以轻松迅速地解密，以便代理人员能够专注于最需要其更高专业知识的记录。
我们在第一届ycar的成绩非常好。NARA工作人员审查了1.31亿页，公布了1.11亿页，并预留了2000万页供进一步审查。在NARA工作的机构人员又审查了1000万页。空军、海军、国务院、能源部、国际开发署和军控与裁军机构都有定期的审查员在NARA工作。如果我们要在订单规定的最后期限前完成任务，这种努力水平必须持续下去，而且可能在未来几年里还会增加。
然而，随着所有的成功，我们可以指出到目前为止，仍然仍然存在至少一个棘手的问题 - 其他机构股票的际际转介。没有代理商的文件完全没有其他机构收到的信息。这意味着每个机构WFLL都试图引起其他机构的注意，审查他们的文件中的信息。到目前为止，每个机构都有自己的制定和接受推荐计划。有些人将简单地通知其他机构的股票存在，期待其他机构来到他们身边。其他计划在纸质或电子形式中发送文件的副本。一些机构将进行通过失败审查;其他人将是补救措施。有些人只会审查分类信息。其他人将完成全面的FOIA审查。 And everyone wants to deal with the records in their own possession before worrying about their equities in someone else's records.
这里的问题是，我们如何最大限度地减少必须从一个机构传递到另一个机构的文件数量，这样就不会有人不知所措。如果我们无法找到解决方案，这一问题有可能导致解密过程完全崩溃。但各机构仍坚持审查每一份包含其股票的文件。
为了解决这个问题，我们都必须认识到，并非所有包含其他机构权益的文件都需要推荐。我们25年的积压中的大部分信息是例行信息，很容易被识别为不再敏感。它是指长期，过时的技术或常规操作的事件。我们应该能够建立一个基线，了解不需要被提起给发起者的信息，但可以通过任何培训的Declassifer采取行动。
一种方法是分享指导和授权。每个机构将保留对其任务特别关注的领域的权力。这些审查领域中的所有内容仍然需要参考，但最初的审查人员可以根据绝大多数信息采取行动。我们在NARA过去20年的经验表明，转诊的数量可以减少80%或更多。NARA通常会根据各机构提供的指南解密90%以上的审查内容。
我知道你们中的一些人反对在其他机构信息上使用指南。看起来工作量太大了。但是，在介绍这些信息或处理其他机构的介绍时需要做多少额外的工作呢?一些机构反对让其他机构人员根据他们的信息行事，因为他们不知道他们受过什么样的培训。这可以通过外部推荐工作组赞助的股票确认培训方面的合作努力加以克服。
即使我们设法最大限度地减少际委员会，经过执行命令的自动解放条款的记录数量超出了大多数机构的资源，以便在分配的时间内审查。因此，风险管理方法是唯一的实用方法。Balancc逐步审查的成本违反无意识披露的风险，并专注于具有最高问题潜力的记录。
每个机构都需要仔细评估哪些具有25年历史的问题、技术和其他机密是最敏感的，并确定这些信息最有可能被发现的地方。金博宝正规网址我们需要把注意力集中在这些记录上，并承认可能没有时间那么彻底地检查其余的记录。安全人员和解密人员需要与记录管理人员密切合作，对这些工作进行优先排序。
机构记录管理人员通常不仅可以提供关于记录的位置的信息，还可以提供关于记录中信息的类型的信息。解密者掌握的有关记录的信息越多，他或她就越能更好地决定审查需要多么彻底。通过使用风险管理技术，我们可以最大限度地减少无意披露的可能性，同时最有效地利用我们的人员和资源进行解密。无论行政命令最终会有什么变化，我们都不应该回到需要逐页审阅的解密系统。因此，我们现在必须开始将记录管理纳入解密风险评估程序。
在NARA，重新强调整个生命周期的记录管理是我们最近发布的战略计划的一个关键组成部分。我致力于将更多的资源和注意力放在生命周期的前端，即设计记录系统、创建记录和组织归档系统的地方。我想争取联邦机构作为合作伙伴，我们共同负责管理记录，以确保公众能够获得必要的证据。我们计划不仅澄清法律要求您创建和维护的记录类型，并积极指导记录管理，还将为记录保存系统的设计做出贡献。如果我们从一开始就帮助机构管理他们的记录，我们就可以通过更有效的记录保存和更及时的服务为政府整体节省资金。
一种方法，改进的记录管理可以帮助解除探测过程是通过使安全性和解密人员能够准确了解有关安全分类记录的数量的准确信息，其中记录所在的位置以及它们包含的内容。在许多机构中，当我们开始实施执行命令时，缺乏这些信息，使得难以制定一个现实的解放计划。
我们还必须共同努力，为整个政府记录的分类和解密制定明确和一致的指导方针。通过NARA和其他联邦机构之间的持续合作，我们可以使记录管理和解密这项有时平凡的工作成为真正改变我们工作方式的力量。
现在，让我提出最后一个警告。当谈到解密时，我们大多数人仍然会想到文件。但是，已经有许多格式的机密记录——磁带录音、电影胶片、微缩胶片和电子媒体。所有这些都给解密者带来了比使用纸质文件更大的困难，因为获取信息需要特殊设备。扫描和联机编辑系统可用于缩微胶卷的审查。但目前解密录音带、电影或录像带的唯一方法是听或看。虽然这些记录的体积比等待我们注意的成堆的纸质记录要小得多，但按比例来看，它们要花更多的时间来审查。我们现在必须致力于开发有效的方法和自动化工具，以解密这些其他格式的记录。
电子记录带来了一个特殊的问题。我们有越来越多的计算机生成的记录，从数百万封电子邮件到庞大的科学数据库，所有这些都需要新的评估、保存和公众访问方法。其中包括布什总统和里根总统时期总统行政办公室和国家安全委员会生产的5000多盘磁带和硬盘。电子数据库不能简单地“打印出来”，而必须通过电子方式进行维护，以保持其实用性。电子维护指的是防止无意中删除这些数据，从损坏的磁带和磁盘上转移数据，并在不保留所有创建数据的过时硬件和软件的情况下使数据可以访问。
当处理安全机密数据库时，这也意味着开发新的解密方法，从扫描、在线编辑到电子推荐。同时，所有的原始信息必须被保存。虽然相对较少的电子记录符合25年的标准，但我们现在做出的关于自动解密工具的决定必须考虑到电子记录。
在结束时，所有毒品的记录不仅是政府的合法性，而且是其问责制。但是，对于记录来执行他们的适当功能，必须可以对美国人访问。在奈良，我们认为我们作为公众信任的角色。我们使人们能够为自己进行检查，政府所做的事项。我们使官员和机构能够审查其行为，并帮助公民对这些行动负责。
但是美国国家档案馆不仅仅是档案馆I或国家档案局其他设施中储存的记录。你们和其他联邦机构持有的档案也是国家档案馆的一部分，我们有责任确保这些档案为美国人民保管。
如今，安全分类记录构成了我们国家档案馆持有的重要组成部分。确保在保护仍然敏感信息的同时获得这些记录是我们在执行执行订单方面面临的严重挑战之一。但由于这个订单，我们已经为开放和获得政府记录做出了重要的进步。让我们继续利用这个机会来攻击妨碍提供访问方式的问题和问题。金博宝正规网址让我们扩展已经开始的工作，以达到普遍解决的挑战我们所有面临的挑战。如果我们继续合作，我相信将有一个明天，只有真正敏感的信息仍将归类，其中公众对政府的信心和信任将会升级。
非常感谢。