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U、 美国司法部
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于：所有联邦机构首席信息自由法的行政和法律联系
来自：理查德L.赫夫
学科：总检察长备忘录FOIA
随函附上总检察长珍妮特·雷诺就《信息自由法》向所有联邦部门和机构负责人提交的备忘录副本及其附件。总检察长雷诺要求我们为今天向其所有机构负责人分发本备忘录提供便利，我们已经这样做了。同时，我们也在向所有联邦机构的主要信息自由法联系人传播。
你会注意到，里诺总检察长的备忘录提到并附上了她和克林顿总统在1993年10月发布的《信息自由法》备忘录，重申了当时制定的《信息自由法》原则和《信息自由法》诉讼标准。最重要的是，总检察长里诺1999年9月的备忘录建立在她去年出席《信息自由法》数百名工作人员的主要培训会议的基础上，以大力支持——并敦促所有机构负责人反过来支持——整个行政部门所有《信息自由法》官员的努力。具体而言，本备忘录后两页旨在加强总检察长对《信息自由法》官员工作的个人鼓励，并最大限度地加强他们从其机构内其他人那里得到的合作。我们特别高兴的是，雷诺总检察长现在正式要求你们所有机构的负责人尽其所能支持你们的努力，特别是你们与你们机构信息资源管理（IRM）人员的协调努力。
1999年9月的总检察长信息自由法备忘录以及1993年10月的两份信息自由法备忘录的副本，应由你的机构负责人在你的机构内广泛散发。此外，我们鼓励您在任何可以用来支持您的工作的地方使用它，例如，在您管理信息自由法的日常工作中，在进行自由裁量的信息披露和根据该法以电子方式提供信息方面获得合作。我们还建议你继续使用我们去年年底分发的涉及总检察长的去年全政府培训班的录像带，用于《信息自由法》的内部培训。在这方面，请注意，作为向新出版周期过渡的一部分信息自由法指南和隐私法概述在未来一年，下一个将被刊登在五月的下一个这样的政府范围的训练（在此，我们将发布一个“预发布” 2000年5月“信息自由法指南”的副本）是如期举行的2000年6月15日，在与新的发布过程相结合。
最后，我们要提醒所有的机构认为1996年，酒吧信息的电子自由法案修正案的最终实施期限。L.第104-231，将在今年年底接近。具体来说，所有机构都需要，1999年12月31日，有他们自己的“频繁请求”信息自由法获得的电子记录，索引应该指的是具有它们可用于方便的参考在万维网上的网站FOIA。见5 U.S.C.� 552(a)(2)(E) (as amended). We recommend your close attention to this statutory obligation and suggest that Attorney General Reno's September 1999 FOIA memorandum should serve to foster the necessary cooperation of your agency's IRM personnel in meeting this obligation in a timely and efficient fashion.
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总检察长办公室
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部门和机构负责人备忘录
发件人：司法部长
学科：信息自由法
1993年10月4日，克林顿总统发表了《信息自由法》政策备忘录（附件1），呼吁所有联邦部门和机构重申对《信息自由法》的承诺、对其政府公开的基本原则以及对其健全管理的承诺。现在是所有机构重新审视其对该法的管理的适当时机，以减少信息自由法请求的积压，并使机构实践符合总检察长发布的新诉讼指导意见（见附件）。（附件2）
总统指出，《信息自由法》是根据一项基本原则制定的，即知情的公民对民主进程至关重要，美国人民对其政府的了解越多，他们将得到更好的治理。政府的公开性对问责制至关重要，《信息自由法》已成为这一进程的一个组成部分。
他指示，联邦部门和机构应该处理对客户友好的方式信息的请求。普通市民使用的信息自由法并不复杂，也不应该是。不必要的官僚障碍的存在，在其实施的地方。
5年后多了，我想大家应该都在其中我们的每一个部门或机构是实施信息自由法的方式以新的眼光再一次确保我们正在尽一切可能来促进开放的政府回应公民对客户友好的方式信息的请求。
我已经从几乎所有联邦部门和机构的机会，地址FOIA官员。我非常欣赏他们的奉献和承诺FOIA的正确实施。但是，仍然有许多工作要做，我们必须对它们进行备份以一切可能的方式在他们每天的日常管理本章程。FOIA人员必须越来越依靠谁在代理活动的其他领域举办的主要职责机构人员的合作。如果没有他们的机构别人的支持和及时的援助，FOIA人员不能提供最好的服务在FOIA请求者社区按照本管理的开放式政府和客户服务的原则。
我们都应该强调所有员工支持信息自由法过程的重要性，并明确政府对信息自由法官员所做工作的支持。
我谨提请你注意《信息自由法》管理中需要所有机构人员支持的两个非常重要的领域：
•酌情揭露。在1993年的信息自由法设立了一个重要的政策目标是“政府信息最大负责任的披露”。（见附件2，日期为10月4日，1993年信息自由法诉讼指导）当机构在其信息自由法决策应用“可预见的危害”的标准，并考虑他们是否能够做出请求的记录或部分的酌情揭露这个目标是提供最好的服务一个记录，即使它属于该法的豁免之一内。总之，信息应该从FOIA请求者被扣留只有当它是不可能的一个机构，它作为公开行政自由裁量权的问题。
作为一个实际问题，这项政策的实施需要一个机构的信息自由法官员和该机构的机构保管人密切合作，保管信息自由法要求的记录。这些机构雇员主要关心自己的机构方案和机构利益，这是可以理解的，他们必须认识到本届政府在政府政策上的开放性，并意识到其重要性。最重要的是，他们必须愿意与他们机构的信息自由法官员合作，根据信息自由法的要求酌情披露信息。在所有机构员工中，这种广泛的意识和接受度对于机构的信息自由法计划的成功至关重要。
•信息资源管理（IRM）相关活动。一个机构的信息自由法官员和信息资源管理人员之间需要进行类似但相对较新的合作。两年前，1996年《电子信息自由法修正案》（电子信息自由法修正案），Pub。五十、 第104-231号规定，各机构对以电子形式保存的信息负有额外义务。例如，根据《信息自由法》的电子修正案，各机构现在必须作出“合理的努力”，应要求搜索和制作各种电子形式或格式的记录，通常需要复杂的计算机专业知识。
最显著，电子信息自由法修正案还要求行政机关维持“电子阅览室”，并做出越来越多的各种万维网上向公众提供信息。在过去的2年，这些修订都刺激了机构的网站对信息自由法的目的和机构的FOIA网站的发展已经成为该公司FOIA义务满足的重要手段。这需要一个机构的FOIA官员及其IRM人员共同努力，在新的伙伴关系，具有较强的制度性联系，通过电子手段实现有效的信息披露。这应该是每一个机构的工作人员IRM的首要任务，这有利于通过万维网上该机构的网站FOIA信息的及时，准确的披露。这种援助现在是该法的全面和适当的管理是至关重要的。
我希望你会做你的部门或机构内的所有可以促进信息自由法官员和机构的IRM人员之间的这种新的合作关系，以及促进所有机构的人员继续致力于政府的开放性。因此，我请你传播这个备忘录及其附件广泛整个部门或机构，特别要注意分发给所有机构IRM人员。